Dịch vụ bảo vệ tại cổng chính: Vị trí này rất quan trọng vì bao quát nhiều nhiệm vụ và không thể thiếu với bất cứ nhà máy nào trong việc kiểm soát tài sản.
Như những bài viết trước Đất Việt đã giới thiệu đến Quý khách hàng, về tính chất, phạm vi công việc, yêu cầu cơ bản đối với nhân viên dịch vụ bảo vệ nhà máy tại cổng chính luôn được Công ty bảo vệ Đất Việt coi trọng hàng đầu.
Để giúp Quý khách hàng hiểu thêm, Đất Việt sẽ phân tích từng nhiệm vụ mà vị trí này thực hiện trong quá trình làm việc. Riêng ở bài viết này Đất Việt sẽ đi sâu vào nội dung “Kiểm soát khách ra vào”.
Khi khách đến liên hệ giao dịch thì nhân viên dịch vụ bảo vệ nhà máy ở cổng chính hỏi rõ thông tin của khách như: Tên đầy đủ, người và bộ phận cần liên hệ. Bảo vệ phải gọi điện vào văn phòng hoặc người cần gặp để xác nhận rằng mục đích của chuyến thăm là vì lý do kinh doanh (liên quan đến công việc). Sau khi xác nhận nhân viên bảo vệ phải thực hiện theo các thủ tục sau.
- Trường hợp khách đến không có liên hệ trước: Nhân viên dịch vụ bảo vệ nhà máy phải hướng dẫn khách phải có lịch hẹn với người cần gặp trong công ty và yêu cầu họ quay lại vào dịp khác trừ khi có xác nhận ngay của cấp quản lý hoặc nhân viên trong nhà máy cho vào.
- Trường hợp khách có hẹn trước:
Thủ tục vào nhà máy:
Nhân viên dịch vụ bảo vệ nhà máy trực tại cổng phải thực hiện đầy đủ các thủ tục sau:
- Kiểm tra thông tin từ khách về người khách cần liên hệ, phòng ban, mục đích liên hệ,…
- Đề nghị khách chờ và kiểm tra điện thoại để xin ý kiến.
- Sau khi xác nhận từ người trong nhà máy đúng thực tế, bảo vệ sẽ yêu cầu khách xuất trình giấy tờ tùy thân để bảo vệ ghi chép thông tin vào Sổ nhật ký khách hàng ra vào (đầy đủ thông tin theo mẫu quy định trong sổ), đề nghị khách ký tên và đăng ký những vật dụng mang vào (nếu có).
- Phát thẻ khách (theo mẫu công ty) cho khách. Số thẻ phải được ghi vào sổ theo dõi.
- Hướng dẫn khách đưa xe vào bãi đậu xe theo quy định
- Một bảo vệ sẽ hướng dẫn khách đến phòng ban hoặc người cần gặp.
- Lưu ý:
- Bảo vệ chỉ mở cổng cho khách vào sau khi xác nhận thông tin đầy đủ và chính xác.
- Khách vào cổng bắt buộc phải xuống xe, tắt máy, dẫn bộ qua cổng đối với xe máy. Với trường hợp khách đi bằng xe ô tô, phải làm thủ thục kiểm tra xe (thùng xe, thân xe và kiểm tra tất cả các đồ dùng cá nhân) để đảm bảo quy trình an ninh chống Khủng bố của nhà máy, nếu không có vấn đề bất thường gì thì mời xe chạy vào khu vực đậu xe của Nhà máy.
- Nhân viên bảo vệ theo dõi khách bằng camera trong suốt quá trình họ tham quan trong nhà xưởng. Bảo vệ có quyền từ chối việc ra vào của khách hàng hoặc yêu cầu họ ra khỏi nhà máy nếu phát hiện bất cứ hành vi nào đáng ngờ của người khách đó. (Ví dụ: Khách từ chối đăng ký thông tin hoặc chụp ảnh trong khu vực sản xuất mà không được sự cho phép của người có thẩm quyền).
- Người đại diện của công ty phải đi cùng khách trong suốt thời gian khách ở trong nhà máy. Bất kỳ người lạ nào bị phát hiện trong khuôn viên nhà máy mà không có thẻ khách hoặc không có người của nhà máy đi cùng thì sẽ phải thông báo cho bảo vệ.
- Đối với trường hợp đón tiếp khách hàng quan trọng của công ty, các bộ phận liên quan phải báo trước với bảo vệ thời gian cụ thể, số lượng khách viếng tham công ty. Sau đó khi khách hàng tới bảo vệ sẽ phát thẻ đeo cho khách và cho phép vào nhà máy.
Thủ tục ra cổng
Khi khách rời khỏi nhà máy Bảo vệ phải thực hiện các thủ tục sau: (Cập nhật đầy đủ thông tin vào Sổ theo nhật ký khách ra vào theo mẫu quy định của Công ty dịch vụ bảo vệ Đất Việt)
- Kiểm tra những vật dụng, trang thiết bị và phương tiện của khách. Đảm bảo đúng với các thông tin ghi nhận khi khách vào nhà máy. Nếu trong trường hợp khác với thông tin ghi nhận ban đầu thì phải báo với trưởng bộ phận Nhân sự.
- Thu hồi thẻ khách. Trường hợp thẻ bị mất hoặc hư hỏng thì bảo vệ phải báo cho trưởng bộ phận Nhân sự biết tại thời điểm đó, sau đó cập nhật vào “Nhật ký theo dõi thẻ khách bị mất/hư” vào mỗi cuối ngày.
- Ghi giờ ra vào sổ.
- Lưu ý:
- Ngoại trừ khách đến công ty liên hệ công tác có hẹn trước hoặc đột xuất có sự xác nhận của cấp quản lý hoặc nhân viên có thẩm quyền, công ty không có chính sách tiếp khách riêng của cán bộ công nhân viên trong nhà máy, mọi sự liên lạc này phải thông qua bảo vệ.
- Hết giờ làm viêc, bảo vệ phải kiểm tra lại tất cả thẻ đeo để đảm bảo số lượng đầy đủ. Nếu bất kỳ thẻ nào bị mất, thất lạc hoặc hư hỏng thì bảo vệ làm biên bản báo cáo cho trưởng bộ phận Nhân sự nhà máy biết.
- Thái độ của nhân viên bảo vệ phải niềm nở và ân cần, gioa tiếp phải lịch sự, tôn trọng, tác phong nhanh nhẹn, dứt khoát, thể hiện sự nhiệt tình và trân trọng với Khách.
Trên đây là quy trình kiểm soát khách ra vào nhà máy tại cổng chính mà Đất Việt đang áp dụng tại nhà máy Công ty Hồng Hà. Bên cạnh đó, tùy vào mô hình hoạt động, sản xuất và nội quy của mỗi nhà máy mà từ đó Đất Việt sẽ thiết lập thành phương án chi tiết hoàn chỉnh. Phương án sẽ có sự kết hợp giữa nội quy của nhà máy và nghiệp vụ chung của đội ngũ dịch vụ bảo vệ an ninh để khi đi vào thực hiện sẽ đem lại cho Quý khách hiệu quả cao nhất.
Để tìm hiểu thêm về nhiệm vụ khác của dịch vụ bảo vệ tại cổng chính nhà máy Quý khách có thể xem thêm
Dịch vụ bảo vệ cổng chính nhà máy kiểm soát công nhân viên ra vào
Quý khách hàng có nhu cầu thuê dịch vụ bảo vệ nhà máy vui lòng liên hệ :
CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ BẢO VỆ ĐẤT VIỆT – TRỤ SỞ CHÍNH
38 Đường số 10, Khu phố 2, P. Hiệp Bình Chánh, Tp. Thủ Đức, Việt Nam.
Tel : (028) 62833033 – Fax : (028) 62833035 – Hotline : 090.88.99.278
Email:datviet.hcm@datviet.vn
